Wat is jouw foto backup strategie?

De hoeveelheid data die we als fotografen op onze (steeds groter wordende) harde schijven bewaren neemt met elke (RAW) foto tussen de 10-20MB toe en deze behoefte zal alleen maar groter worden met de nog steeds toenemende hoeveelheid megapixels per foto. Met gemiddeld vele duizenden foto’s per jaar gaat het om een grote hoeveelheid data die op je harde schijf staan.

Een harde schijf is echter niet de veiligste plek voor deze data, het is namelijk niet de vraag OF de harde schijf kapot gaat, maar WANNEER. Een harde schijf kan na twee dagen gebruik crashen, maar ook na vijf jaar. Als een harde schijf crashed kun je niet bij je gegevens of alleen tegen hoge kosten.

Het is dus belangrijk om een backup, een extra kopie, te maken van je foto’s, documenten, muziek aankopen. Zeker als je als fotograaf afhankelijk bent van de verkoop van foto’s voor je pensioen of je moet een huwelijksserie binnenkort aan je klant sturen. En vergeet niet al die familieherinneringen die steeds vaker digitaal worden opgeslagen en lang niet altijd meer in fotoboeken of lijstjes terecht komen.

Het is daarom belangrijk aandacht te besteden aan je backup strategie. Waar sla je je bestanden op en hoe zorg je er voor dat je ze weer terug krijgt mocht een harde schijf crashen, je computer worden gestolen of een brand ontstaan. Heb je al een backup oplossing, dan is het altijd goed om eens in de zoveel tijd te bekijken of je backup strategie nog steeds voldoet of dat het anders en beter kan.

Wat is een backup

De meeste mensen zijn er wel van doordrongen dat het een goed idee is om backups te maken van bestanden. Zeer waarschijnlijk heb je een losse harde schijf die je om de zoveel tijd aan je computer hangt om bestanden naartoe te schrijven. Hopelijk zijn de gegevens op deze schijf een backup van de bestanden die op de harde schijf van je computer staan en niet de enige versie van deze bestanden (om de harde schijf van je computer weer leeg te maken voor nieuwe foto’s).

Van elk (belangrijk) bestand moet er ten alle tijde een tweede kopie zijn, bij voorkeur op een andere schijf of andere locatie dan de hoofdschijf in je computer (en niet een tweede kopie op een andere plek op je harde schijf). Maar hiermee dek je nog niet alle risico’s af.

De 3-2-1 regel

Peter Krogh, schrijver van het boek “Digital Asset Management” heeft een standaardregel bedacht voor de beste bescherming van data (bekijk dpBestFlow.org voor nog veel meer tips):

– Bewaar 3 kopiën van elk belangrijk bestand (een hoofdbestand en twee backups)
– De bestanden moeten op 2 verschillende media worden opgeslagen (bijvoorbeeld een harde schijf en optische media)
– Bewaar 1 bestand op een andere locatie (of minimaal losgekoppeld)

Daar wil ik zelf nog aan toevoegen dat je in het ideale geval zo veel mogelijk van de handelingen moet automatiseren, zo kun je het niet vergeten en maakt het tot een minder vervelend (maar niet minder belangrijk) karwei. Maar bedenk ook, een automatische kopie is ook automatisch fouten kopiëren.

Het is lang niet altijd praktisch om in elke stap van het proces deze mix te krijgen, maar dit is het ideaal beeld waar je naar kunt streven. Zo lang je je bewust bent van waar je hoofdbestanden en backups zich bevinden kun je ze goed gescheiden houden en er verantwoord mee om gaan.

3-2-1 in de praktijk

De eenvoudigste methode om bovenstaande 3-(2)-1 regel toe te passen is door het gebruik van meerdere externe harde schijven. De eerste externe harde schijf is een kopie van de harde schijf in de computer. Op dat moment zijn er dus twee kopieën van elk bestand. Vervolgens is de tweede externe harde schijf weer een kopie van de eerste externe harde schijf en deze sla je op een locatie buiten je huis op (bijvoorbeeld bij familie, op je werk of ergens anders waar je je bestanden aan toevertrouwd). In dat geval heb je dus drie versies van elk bestand, niet op twee verschillende media, maar wel buiten je huis.

De vergroting van opslagcapaciteit van harde schijven gaat net zo snel als de ontwikkelingen in de algemene PC industrie. Tegenwoordig zijn er schijven met een capaciteit van 4 terabyte (4000 gigabytes, 4 miljoen megabytes ofwel 400.000 foto’s van 10 megabyte) die in een externe behuizing rond de € 300 kosten. In veel gevallen heb je niet eens zoveel ruimte in je computer zitten, je hebt dus extra capaciteit om meer gegevens op te slaan (zo lang je ze maar ook naar andere locaties kopieert).

Online opslag

Het wegschrijven van al je fotobestanden naar DVD’s of BluRays is meestal niet praktisch vanwege het volume aan gegevens die we tegenwoordig verzamelen, dus om te voldoen aan de 2 regel zou je bijvoorbeeld ook online opslag kunnen overwegen. Internetverbindingen worden steeds sneller waardoor het steeds eenvoudiger wordt om vele gigabytes te uploaden na een fotosessie en vrijwel elke opslagprovider biedt programma’s om automatisch nieuwe of gewijzigde bestanden naar ‘de cloud’ te sturen.

Externe opslag is vaak goedkoop, maar je moet dit wel elke maand betalen en stop je met betalen dan heb je ook niet meer de beschikking over je gegevens. Bepaal welke data je wel wilt bewaren en welke data je kunt missen. Dit voorkomt ook dat je enorm veel gegevens moet downloaden mocht het mis gaan.

RAID

Veel mensen gaan er ten onrechte van uit dat als ze een RAID systeem hebben dat ze dan voldoen aan de 3-2-1 regel. De bestanden staan immers veilig verspreid over meerdere schijven en als er één schijf kapot gaat kun je een nieuwe schijf plaatsen en wordt de data weer terug gezet. RAID is een bescherming tot een zekere hoogte, gaan er meerdere schijven kapot, dan loop je ook met een RAID systeem risico op het verlies van gegevens. Daarnaast is er RAID en RAID.

Lees meer hierover in het artikel Waarom is RAID geen backup.

Tips bij gebruik externe harde schijven

Belangrijk is dat je externe harde schijven regelmatig opstart, als ze te lang stil staan kan het zijn dat ze niet meer willen opstarten.

Backup schijven zijn vaak nog traditionele schijven waarbij bewegende onderdelen worden gebruikt om gegevens te schrijven en te lezen. Ga dus voorzichtig om met de schijven, probeer harde schokken te vermijden en verplaats ze niet als ze aan staan.

De eenvoudigste methode om te garanderen dat je regelmatig schijven opstart (en een goed sociaal leven onderhoudt) is door een extra harde schijf te gebruiken waarop je de gegevens zet en die je omwisselt met de schijf die je bij vrienden en familie hebt achtergelaten. Zorg er voor dat de tweede schijf net zo wordt bijgewerkt als de eerste externe schijf. Als je naar je familie/vrienden toe gaat heb je zo de meest actuele gegevens zonder te hoeven wachten op de synchronisatie en kun je daarna de schijf die je daar eerder hebt gebracht terugnemen en thuis weer bijwerken.

Het beste zet je je schijven niet permanent aan. De voeding en schijven hebben een maximale levensduur. De schijven zullen zelf ook in de slaapstand gaan als je er niet gebruik van maakt, maar het beste zet je ze alleen aan als je data wilt kopiëren. Heb je een automatisch backup proces, dan betekent dit wel dat je moet onthouden dat je de schijf/schijven aan zet.

Om te voorkomen dat één blikseminslag al je externe schijven vernietigd kun je het beste de schijven aansluiten op verschillende stopcontacten en/of groepen en/of gebruik maken van een UPS. Deze zorgt er voor dat de stroomtoevoer wordt afgesneden zodat de bliksem niet in je externe schijf kan huishouden.

Mijn backup proces

Mijn (nieuwe) backup proces ziet er als volgt uit. Ik heb ongeveer 2 terabyte aan gegevens die ik wil bewaren (waaronder 60.000 foto’s), maar een harde schijf in mijn computer van 1 terabyte. Daarom heb ik heb twee externe 4 terabyte harde schijven naast mijn computer staan (want voor 1 terabyte aan gegevens heb ik geen extra kopie op mijn computer). De schijven zijn aangesloten met een Firewire 800 kabel, dit zorgt voor snelle overdracht van gegevens.

Om te voorkomen dat ik een backup vergeet te maken start elke dag om 21.30u SuperDuper! op (programma voor de Mac, een Windows alternatief is gebruik maken van ingebouwde functionaliteit in Windows 7) die een volledige ingepakte kopie van de harde schijf van de computer maakt. Hierbij hoeft hij gelukkig niet de volledige schijf steeds te kopiëren, hij kijkt alleen naar de verschillen en past deze toe. Mocht de computer harde schijf crashen dan kan ik van deze kopie opstarten en in nood met minimale onderbreking verder werken.

Naast deze automatische kopie kopieer ik ook handmatig foto’s die ik op de computer heb ingeladen. Lightroom kan ik niet laten verwijzen naar de ingepakte kopie van mijn interne harde schijf en een deel van de 1 terabyte aan extra gegevens bestaat uit foto’s die ik in Lightroom beheer. Het lopende jaar en de (volledige) jaren tot ik minimaal 10% schijfruimte over heb op de interne schijf van mijn computer staan op de interne schijf, de rest op de externe schijf waarvan ik dus ook een tweede kopie heb.

Een derde 4 terabyte schijf heb ik (100km verderop) bij mijn ouders geplaatst. Deze schijf wissel ik om de zoveel tijd om met de tweede schijf die ik dan naar mijn ouders breng. De verwisselde schijf werk ik weer bij zodra ik thuis ben. Hoe vaker ik langs ga, hoe minder dit is.

De twee schijven worden gesynchroniseerd met het programma SoftRaid (Mac programma, er zijn vast Windows alternatieven) dat een één-op-één kopie maakt van de ene naar de andere schijf. Dit betekent dat ik wel een risico loop als ik per ongeluk gegevens van de eerste schijf verwijder, dit wordt direct doorgevoerd op de tweede schijf.

Een alternatief voor Mac gebruikers hiervoor is Time Machine. Dit is ingebouwd in het besturingssysteem en maakt elk uur een backup van je gegevens als je een externe schijf aansluit en Time Machine inschakelt. Verwijder je per ongeluk een bestand, dan kun je deze terug halen in een backup per uur, per dag, per week of per maand, afhankelijk van hoeveel ruimte je nog hebt op de externe schijf. Ook Windows 7 beschikt over een mogelijkheid automatische backups te maken.

Ik ga er van uit dat ik goed oplet en dat ik in het slechtste geval de gegevens verlies sinds de laatste keer dat ik bij mijn ouders ben geweest, wat nog altijd aanzienlijk minder is dan alle data verliezen.

Om mijn eigen dommigheid tegen te gaan zorg ik er ook voor dat ik fotobestanden online opsla. Ik heb hiervoor Amazon S3 gekozen, ik kopieer de bestanden handmatig via een FTP programma, maar er is ook software die je hiermee kan helpen dit (gedeeltelijk) automatisch te doen. Ik zet alleen de fotobestanden online die ik heb geselecteerd met vier sterren (die heb ik bewerkt en vind ik geschikt voor publicatie). Het zijn de volledige RAW (DNG eigenlijk) bestanden inclusief metagegevens en bewerkingen. Via de website van Amazon S3 kan ik inloggen en losse bestanden downloaden mocht ik ze op een andere locatie nodig hebben. Amazon S3 is niet bedoeld voor consumentengebruik, maar er zijn veel leveranciers van backup software die de mogelijkheid bieden naar Amazon S3 te uploaden.

De laatste backup methode die ik gebruik zal je misschien verrassen, maar afdrukken is ook backuppen. Misschien dat mijn afdrukken nog wel veel langer worden gezien dan die digitale bestanden die op stoffige servers en harde schijven staan.

Wat is de beste oplossing

De oplossing die je kiest wordt voor een grote deel bepaald door hoe lang je zonder je bestanden kunt en hoe belangrijk de bestanden voor je zijn, er is niet één antwoord en meningen verschillen (zoals je ongetwijfeld gaat merken in de reacties op dit artikel).

Als je niet professioneel fotografeert en er zitten geen klanten op je te wachten, dan is het misschien wel OK dat het een dag of twee duurt voordat je RAID is herbouwd of voordat je bestanden weer zijn gedownload als zowel de harde schijf van je PC als de externe schijf sneuvelen door blikseminslag. Vaak is het ophalen van de backup buiten huis de snelste methode om alle data weer terug te krijgen.

De beste backup oplossing is zo goed als de zwakste schakel. In veel gevallen is dat helaas toch de mens. Het komt dus aan op het bedenken van een goed plan waarbij je voldoet aan de 3-2-1 regel, je minimale handmatige handelingen hoeft te doen en je enige discipline toepast.

Het klinkt als een paranoïde verhaal en ik wil je geen extra angst aanpraten, maar het is goed om na te denken over de risico’s die je met je data loopt als je geen extra backup(s) maakt. Zoals gezegd, het is niet de vraag OF een harde schijf kapot gaat, maar WANNEER. Ook de nieuwste SSD schijven waarvan nog niet is bewezen hoe lang ze meegaan (en waarvan de capaciteit sowieso nog te laag is om veel gegevens op te slaan en de kosten te hoog).

Net zoals je een brandverzekering hebt voor je huis, moet je ook nadenken hoe je het voortbestaan van je foto’s kunt garanderen. Wat is jouw foto backup strategie?